"Lær av våre feil!"

Denne våren har digitaliseringsavdelingen ved Arkiv Øst samarbeidet tett med IKA Hordaland. Det hele startet med at Arkiv Øst fikk komme på besøk til IKA Hordaland i våres. Der fattet Caroline, vår leder for digitalisering, umiddelbart interesse for skannerrommet. Etter mer kontakt og erfaringsutveksling i etterkant av besøket, ble det besluttet at Sandra fra IKA Hordaland skulle komme på en mini-praksis til oss.

Erfaringsutvekslingen er til gjensidig nytte:

– Det som var kult å se er at IKA Hordaland er ekstremt langt framme når det gjelder digitalisering av protokoller, mens Arkiv Øst er langt framme på digitalisering av matrikkelrelaterte arkiv. Begge har satset på digitalisering, men i to forskjellige retninger. Jeg synes det er fint at vi nå kan møtes på midten, og dra masse lærdom av hverandres prosesser. Da trenger vi ikke å starte fra bunnen av, forklarer Caroline.

Demonstrasjon av automatisk bokskanner hos IKA Hordaland. Skanneren blar i protokollen og tar bilde av hver side. (Videoen er uten lyd. Video: Ole Aldric, Arkiv Øst).

På spørsmål om hvorfor hun ønsket å komme til oss, sier Sandra:

– Det er nyttig for IKA Hordaland å se hvordan dere jobber med skanning av byggesak siden dette er et nytt satsningsområde for oss. Også er det annerledes å se og prøve prosessene fysisk. Det å stille spørsmål underveis i en prosess er lærerikt, og et nyttig supplement til skriftlige rutiner og instrukser.

I løpet av de to dagene Sandra har vært hos oss, har hun fått innføring i hvordan vi gjør arbeidsprosessene hos oss, fra befaring til ferdigstillelse av prosjekt. Hun har jobbet seg gjennom skannerløyper, og fått innsikt i vår oppfølging av digitaliseringsprosjekter.

Lene instruerer Sandra i ordning av byggesaksarkiv. (Foto: Karen-Marie Stokke)

På spørsmål om hva Sandra tar med seg tilbake til IKA Hordaland svarer hun:

– Masse! Det har vært lærerikt og spennende å være her. Helt konkret var det fint å se flere muligheter i en programvare som vi også bruker. Dette er en programvare jeg har vært skeptisk til, men som jeg nå har sett at man kan bruke mer effektivt, blant annet til kvalitetssikring.

Caroline presiserer at dette er et godt eksempel på kunnskap som hadde vært vanskelig å formidle over e-post:

– Det er mye som ligger bak en prosess. Det er ofte ting man ikke har tenkt på før man setter i gang med noe nytt, og det kan gi problemer underveis. Da må man finne en løsning, og prøve igjen. Ved å dele av sine erfaringer, sparer man hverandre for mye. Lær av våre feil!

Digitaliseringsavdelingen ved Arkiv Øst takker Sandra og IKA Hordaland for besøket. Fra venstre: Sandra, Lene, Marianne og Caroline. (Foto: Karen-Marie Stokke)

Både Sandra og Caroline vil fortsette det gode samarbeidet:

– Vi driver ikke konkurranse. Vi har begge et felles mål om å hjelpe våre eierkommuner, poengterer Sandra.

Caroline viser til kompleksiteten i fagfeltet:

– Vi må utvikle oss hele tiden og henge med på den teknologiske utviklingen. Det føles som om det er en jungel av systemer der ute noen ganger, og da det fint å kunne dra nytte av hverandres erfaringer. Det er veldig nyttig å kunne oppdatere hverandre når vi lærer noe nytt. Det tror jeg vi sparer mye tid og penger på.

Vi takker Sandra for praksistiden hos oss, og ser frem til videre samarbeid med IKA Hordaland!