Tjenestebeskrivelse
Arkiv Øst er en arkivinstitusjon som tilbyr en rekke tjenester til våre eierkommuner. På denne siden får du oversikt over hvilke tjenester som inngår i eiertilskudd fra eierkommunene, og hvilke tjenester som tilbys til kostpris.
Innhold på siden
Tjenester som Arkiv Øst IKS utfører for sine eierkommuner
Arkiv Øst skal legge til rette for at eierne skal kunne oppfylle alle krav som er stilt til arkiv og
dokumentforvaltning etter bl.a. forvaltningslovens, offentlighetslovens og arkivlovens
bestemmelser. Offentlige organ skal avlevere eldre og avslutta arkiv til arkivdepot. Kommuner og
fylkeskommune skal ha ordninger for arkivdepot for sine arkiver, og Arkiv Øst er en slik ordning for
sine eierkommuner.
I et arkivdepot skal arkivene bevares for ettertiden, og gjøres tilgjengelige for bruk.
§ 3 Selskapets formål
-
Medvirke til at eldre og avsluttede arkiver blir tatt vare på, ordnet og gjort tilgjengelig for offentlig virksomhet, forskning og andre administrative og kulturelle formål i henhold til arkivlovens intensjoner og bestemmelser.
-
Tilby rådgivning og opplæringsvirksomhet i arkiv- og dokumentforvaltning
-
Selskapet skal kunne fungere som eiernes arkivdepot, og kunne ivareta eiernes arkivdepotforpliktelser etter gjeldende lover og forskrifter
-
Selskapet skal kunne motta privatarkiver
Tjenester inkludert i eiertilskudd
Arkivdepot
Arkiv Øst tilbyr arkivdepottjenester for papirarkiver som har gått ut av aktiv administrativt bruk.
-
Ordning, registrering og katalogisering i arkivdepotstyringssystemet Asta
-
Oppbevaring i arkivdepot som oppfyller alle lovkrav til eldre og avsluttede arkiver
-
Frysing av alt materiale ved mottak for å unngå insektskader på papirarkivene
-
Betjening av innsynsforespørsler, sikker digital forsendelse
-
Lesesalstjenester
-
Muggsanering av materiale som det bes om innsyn i
-
Formidling
Digitalt depot
Arkiv Øst tilbyr arkivdepottjenester for elektroniske arkiver som har gått ut av aktiv administrativtbruk. Selskapets elektroniske depot er godt utstyrt og utformet og følger referansemodellen OAIS ogkan skilte med sikkerhetsprinsipp 5-3-2 (fem kopier, tre ulike lagringsmedier og to fysiske lokasjoner).Alle data som deponeres hos Arkiv Øst er lagret i to fysiske kopier (magnetbånd) som er frakobletinternett. Disse kan brukes i kriseberedskap dersom det skulle være nødvendig.
Digital arkivforvaltning
Rådgivningstjenester og prosjektveiledning:
-
Anskaffelse, arkivdanning og -plan
-
Datafangst, deponering og formidling/innsyn
-
Teknisk bistand i møte med leverandører
Bevaringsbistand:
-
Datafangst i sak-, objekt- og fagsystemer
-
Behandling, validering og forskriftskontroll
-
Deponi, langtidsbevaring og forvaltning
Innsyn og formidling:
Arkiv Øst leverer også innsynstjenester og kan bistå virksomheten med programvare som tillater
selvoppslag i deponert materiale.
Datateknikk og gjenoppretting
-
Dekryptering
-
Rekonstruksjon
-
Avbildning av gamle medier
-
Mediekonvertering
-
Sikkerhetskopi
Rådgivning generelt
Arkiv Øst har høy kompetanse på alle arkivfaglige områder som eierne kan gjøre bruk av.
-
Rådgivning av enkeltstående problemstillinger
-
Kurs og opplæring i arkivrelaterte oppgaver
-
Bistand i arkivplanarbeid
-
Rådgivning i bevaring- og kassasjon
-
Oppfølging og kompetanse på relevant lovverk
Arkiv Øst har to årlige fagforum for arkivledere, samt kurs og seminarer etter behov og ønsker fra
våre eierkommuner. Arkiv Øst er et felles talerør for eierne mot sentrale aktører og myndigheter i
saker som omhandler kommunal/fylkeskommunal arkiv- og dokumentasjonsforvaltning.
Tjenester som tilbys til kostpris
-
Mediekonvertering, bl.a. byggesaksarkiver
-
Ordning av større papirarkiver som ikke er klare for innsyn og plassering i arkivdepot.
-
Uttrekk av elektroniske arkiver, hvis leverandør ikke kan gjøre det.
Eiertilskudd – kostnader
Som medeier i Arkiv Øst IKS betaler hver eier et årlig eiertilskudd basert på en trappetrinnsmodell
basert på innbyggertall. For de første 5000 innbyggere – kr. 59,83, de neste 5000 innbyggere – kr.
35,34, for de neste 10.000 – kr 16,28 og de over 20.000 – kr 13,56 . Det er representantskapet som
hvert år bestemmer eiertilskuddet.
Arkiv Øst IKS tilbyr generelt ikke sine tjenester til andre enn sine eierkommuner. De enkelte
tjenestene som er inkludert i eiertilskuddet er ikke prissatt, men er å oppfatte som en totalpakke.
Det er ingen innmelding eller utmeldingskostnader, eller grunnavgift som kommer i tillegg til
trappetrinnsmodellen.