Rådgivning
Arkiv Øst er en rådgivende institusjon til støtte for våre eierkommuner og deres arkivfunksjon. Her kan du lese nærmere om hva slags kompetanse vi har innenfor analog og digital arkivforvaltning, og hvordan vi tilbyr arkivfaglig rådgivning for våre eierkommuner.
Innhold på siden
Arkivforvaltning
Gjennom dialog og veiledning ønsker vi å støtte våre eierkommuner i arbeidet med å sikre en god og effektiv arkivforvaltning. Vi har god oversikt over relevante lover og forskrifter, og vi legger vekt på å tilby praktisk og tilpasset veiledning i tråd med gjeldende regelverk.
Den nære kontakten vi har med våre eierkommuner gir oss innsikt i hvilke utfordringer og behov som melder seg i arkivsektoren. Med dette som bakgrunn tilbyr vi kurs og rådgivning tilpasset våre eierkommuners ulike behov.
Vi tilbyr blant annet:
-
Rådgivning og bistand til utvikling og revisjon av dokumentasjonsplaner.
-
Deltakelse i prosjekter knyttet til kommunenes forvaltning av dokumentasjon og arkiv.
-
Arrangerer verksted med relevante arkivfaglige temaer.
-
Bistand i forbindelse med prinsipper, metoder og kriterier for bevaring- og kassasjonsvurderinger.
-
Kurs og opplæring innen dokumentasjon- og arkivforvaltning tilpasset lokale behov.
Fra anskaffelse til bevaring av digitale arkiv
Vi tilbyr rådgivning og kompetanse tilpasset kommunens behov innen digital arkivforvaltning. Vår erfaring viser at det er både kostnadseffektivt og arbeidsbesparende for både kommunen og Arkiv Øst å involvere oss tidlig i anskaffelsesprosesser. Ved å involvere oss tidlig, legges det til rette for god dokumentasjonsforvaltning og færre tidkrevende tiltak senere i prosessen.
Våre tjenester dekker blant annet:
-
Støtte i anskaffelsesprosesser.
-
Rådgivning i informasjonsfangst og overføring til bevaringsinstitusjon.
-
Bistand til utvikling av bevaringsplaner og arkivstrategi.
-
Tilrettelegge for formidlings- og innsynstjenester.
-
Skreddersydd opplæring og rådgivning for å møte kommunens konkrete utfordringer og behov.
Vi bistår gjerne i hele livsløpet til digitale arkivløsninger; fra planlegging og anskaffelse, til bevaring og tilgjengeliggjøring.
Fysisk bevaring av analoge arkiv
De analoge arkivene består av materialer som naturlig brytes ned over tid. Det finnes imidlertid enkle og kostnadseffektive tiltak som kan bremse denne prosessen betydelig. Hos Arkiv Øst har vi spesialkompetanse på forebygging og håndtering av biologiske og kjemiske faktorer som kan skade eller bryte ned arkivmaterialet.
Vi tilbyr rådgivning og faglig støtte i arbeidet med fysisk bevaring av arkiv. Våre rådgivere kan bistå med:
-
Kartlegging av risikofaktorer i arkivlokaler.
-
Veilede for forebyggende tiltak.
-
Gi råd om oppbevaring og håndtering for å sikre materialet og ivareta HMS-hensyn.
-
Planlegging før flytting eller overføring av arkivmateriale.
Ordning av analoge arkiv
Ordning av arkivmateriale er avgjørende for å sikre tilgjengelighet og mulighet for å finne dokumentasjon. De analoge arkivene skal være ordnet i samsvar med Riksarkivarens forskrift og Arkiv Øst sine retningslinjer før de kan bevares hos oss.
Vi tilbyr rådgivning til våre eierkommuner i forbindelse med deres ordningsarbeid. Dersom kommunen ønsker at Arkiv Øst utfører ordningsarbeidet, kan det inngås en prosjektavtale i henhold til gjeldende prisliste. Ta kontakt med oss for en uforpliktende samtale eller tilbud.
Mediekonvertering
Hos Arkiv Øst har vi lang erfaring med å mediekonvertere analoge arkiv for våre eierkommuner. Mediekonvertering kan være et effektivt tiltak for å forbedre tilgjengelighet, sikre langtidsbevaring og redusere behovet for fysisk lagringsplass. Dersom kommunen ønsker at Arkiv Øst mediekonverterer deres arkivmateriale, kan det inngås en prosjektavtale i henhold til gjeldende prisliste. Ta kontakt med oss for en uforpliktende samtale eller tilbud.
I et mediekonverteringsprosjekt vil vi bidra med:
-
Vurdering av hvilke arkiv som kan være lurt å mediekonvertere med tanke på tilgjengelighet og ressursbruk.
-
Faglig kunnskap om relevante standarder og regelverk.
-
Rådgivning i planleggingsfasen og prosjektledelse gjennom hele konvertingsprosessen.
-
Skanning av analogt arkivmateriale.
-
Kvalitetssikring av skannet arkivmaterialet og etablere brukervennlige løsninger for søk og gjenfinning.
Vi bistår gjerne våre eierkommuner med å vurdere behov, muligheter og gjennomføring av mediekonvertering. Ta kontakt for en uforpliktende samtale om hvordan vi kan hjelpe din kommune med dette arbeidet.