Tilgang til arkivene
Arkiv Øst tar vare på og gjør arkivene til våre eierkommuner i Østfold og Akershus tilgjengelige. Her forklarer vi hvordan du kan få informasjon fra arkivene som vi bevarer.
Innhold på siden
Hva er kommunale arkiv?
Alle kommuner i Norge har ansvar for å samle og bevare viktig dokumentasjon som blir skapt gjennom deres arbeid. Dokumentene kommer fra mange ulike deler i kommunen – for eksempel barnehager og skoler eller teknisk etat. Dette kan være alt fra brev, e-poster og skjemaer til bilder og tegninger. Det er viktig at dokumentasjonen blir tatt vare på fordi det kan være nødvendig grunnlag for å behandle saker, dokumentere hvordan innbyggernes rettigheter følges opp, og for å bevare lokalsamfunnets historie. De kommunale arkivene inneholder som regel dokumentasjon fra tidligst år 1837, da formannskapslovene og systemet med kommuner med innført.
Arkiv Øst - et interkommunalt arkiv
Arkiv Øst er en interkommunal bevaringsinstitusjon. Det vil si at vi tar vare på arkivene til kommuner som har meldt seg inn i selskapet som medeiere. Våre eierkommuner holder til i Akershus og Østfold. Deres arkiver inneholder dokumentasjon fra politiske møter i Fylkestinget/ Kommunestyret/ Bystyret, og fra ulike råd og utvalg. For Østfold fylkeskommune bevarer vi dokumentasjon fra videregående opplæring, tannhelsetjenesten og andre fylkeskommunale tjenester. Arkivene til de andre eierkommunene inneholder dokumentasjon fra kommunale oppgaver innen blant annet helse og sosial, kultur, skole og barnehage, samferdsel, vei og eiendom.
Hvis du lurer på hvilke kommuner vi tar vare på arkivene til, kan du se oversikten over våre eierkommuner, eller ta kontakt med oss for å få hjelp.
Statlig arkivmateriale
Dersom du leter etter informasjon eller dokumentasjon fra en offentlig myndighet, må du vite hvilket forvaltningsnivå som har behandlet saken. Dokumentasjon fra statlig virksomhet blir tatt vare på av Arkivverket, mens kommuner og fylkeskommuner har selv ansvar for å ta vare på sine egne dokumenter. Se hva slags tjenester Arkivverket tilbyr på deres egne hjemmesider.
Hva kan du få tilgang til?
Kommunen tar vare på mange dokumenter, og de fleste av dem er åpne for alle. Det betyr at du kan be om å få opplysninger eller se dokumentasjon som kommunen eier, men det er ikke alle opplysninger vi har lov til å dele. Det er ulike regler for når personopplysninger kan deles, og hvem som kan få tilgang til opplysningene. I hovedsak er personopplysninger sperret i 60 år for allmenheten, og sensitive personopplysninger som barnevern og adopsjonssaker er sperret i 100 år. Dette er for å beskytte personene det gjelder. Uansett skal ikke informasjon brukes på en måte som kan skade eller krenke noen.
Hvis du ønsker mer informasjon om hovedreglene for innsyn, kan du se i følgende lovverk:
-
Offentleglova (om retten til innsyn).
-
Forskrift til offentleglova.
-
Forvaltningsloven (om taushetsplikt §§13-13f ).
-
Forskrift til forvaltningsloven (om taushetsplikt §§8-11) (om partsinnsyn §§12-13a).
Lovverket finner du her:
Hvis du trenger tilgang til taushetsbelagte opplysninger, kan du søke om dette gjennom partsinnsyn (hvis det gjelder deg selv) eller forskerinnsyn (hvis du er forsker). Arkivmateriale som er fritt tilgjengelig er gjerne politisk behandling av saker eller eldre dokumentasjon som ikke lenger er taushetsbelagt. Les mer om hvordan du kan søke om innsyn i taushetsbelagte eller fritt tilgjengelige opplysninger under.
Partsinnsyn - opplysninger om deg selv
Hvis du ønsker å få innsyn i taushetsbelagte opplysninger om deg selv, kan du søke om partsinnsyn. Da må du sende en søknad til kommunen som gjør en vurdering om hva slags opplysninger du kan få tilgang til. Søknaden må sendes til kommunen som har dokumenter om din sak. Dersom du for eksempel ønsker opplysninger fra din skoletid, må du kontakte kommunen hvor skolen lå. Er du usikker på hvilken kommune du skal kontakte? Ta kontakt med oss, så kan vi hjelpe deg med å finne ut av det.
Dokumenter i et arkiv kan være sortert på ulike måter, og på ulike medier som papir eller digitalt format. For at vi skal kunne finne dokumentasjonen som du leter etter, er det viktig at du gir nøyaktige og riktige opplysninger til kommunen. Spesielt er informasjon om fullt navn og tidligere navn viktige opplysninger. Dette gjør det lettere og raskere å finne riktige dokumenter.
Forskerinnsyn
Dersom du ønsker innsyn i taushetsbelagte opplysninger i sammenheng med forskning, må søknad sendes til det ansvarlige fagdepartement (jfr. Forvaltningsloven §13d). Vi har ikke myndighet til å innvilge forskerinnsyn, men vi kan svare på hva slags type arkivmateriale hos oss som kan være relevant for din problemstilling. Ta kontakt med oss dersom du lurer på hva vi kan bistå med.
Innsyn i fritt tilgjengelig arkivmateriale
Dersom du ønsker å be om innsyn i det eldre arkivmaterialet, kan du ta direkte kontakt med Arkiv Øst. Dette er særlig aktuelt for slektsforskere som ønsker personopplysninger, eller ønske om annen informasjon av eldre dato.
Dersom du ønsker opplysninger om en person, er dette informasjon som kan være nødvendig for å finne frem:
-
Navn på vedkommende, samt navneendringer
-
Kommunen vedkommende ble født og/eller var bosatt da hendelsen fant sted
-
Fødselsdato
-
Navn på foreldre (særlig mor)
For å se nærmere på hvilke arkiver Arkiv Øst forvalter, kan du gå til Arkivkataloger. Noe av det eldre arkivmaterialet hos oss er digitalisert og tilgjengelig på Digitalarkivet.no.
Det kan være en tidkrevende prosess å lete fram og sette sammen opplysninger om en sak eller person. Dersom ditt spørsmål er omfangsrikt eller tidskrevende å besvare, vil vi invitere deg til å lete i arkivmaterialet selv. Les mer om besøk på lesesalen under.
Besøk på lesesalen
Besøk på lesesalen må avtales på forhånd, slik at vi kan finne frem relevant arkivmateriale og sette av tid til veiledning. På lesesalen har vi egne regler som må følges for å ivareta arkivmaterialet på best mulig måte.
Det kan være tidkrevende å lete etter opplysninger i arkivmateriale, så vi anbefaler å sette av god tid til lesesalsbesøk. Det eldste arkivmaterialet vi har er skrevet med gotisk håndskrift, som er vanskelig å tyde dersom man ikke er trent på dette fra før.
Praktisk informasjon
-
Vi har trådløst internett tilgjengelig for gjester.
-
Du kan ta med deg blyant, notatblokk og egen PC på lesesalen.
-
Ta gjerne med kamera for avfotografering av aktuelt arkivmateriale.
-
Mat og drikke inntas utenfor lesesalen.
-
Bygningen er lett tilgjengelig for rullestolbrukere og har handikaptoalett.
-
P-plass utenfor bygget (be om p-bevis for gjester ved ankomst).
Våre åpningstider er 09:00-15:00. Besøk må avtales på forhånd.