Mediekonvertering
Gjennom mediekonvertering gjør vi analoge dokumenter digitale. Slik blir dokumentene enklere å finne, bruke og ta vare på. Her kan du lese hvordan vi jobber for å sikre og tilgjengeliggjøre arkivene for framtiden. Ta gjerne kontakt hvis du vil vite mer eller vurderer et samarbeid.
Innhold på siden
Mediekonvertering
Mediekonvertering betyr at vi gjør fysisk arkivmateriale, som for eksempel dokumentasjon på papir, om til digitale filer. Det handler ikke bare om å skanne dokumenter, men også sørge for at de blir trygt lagret og enkle å finne igjen senere. Dette gjør det lettere å ta vare på viktig dokumentasjon, og gir bedre tilgang for ansatte, innbyggere og andre brukere.
Digitaliseringsavdelingen hos Arkiv Øst har som mål å levere digitale løsninger som er brukervennlige og imøtekommer oppdragsgiverens behov.
Hva inngår i et prosjekt?
Når vi utfører mediekonvertering for våre eierkommuner, gjør vi følgende:
-
Gir råd og hjelp hele veien fra start til slutt.
-
Planlegger og leder prosjektet.
-
Ordner, skanner og strukturer mediekonvertert arkivmateriale.
-
Gir rask tilgang til dokumenter – vi skanner dokumenter underveis i prosessen som kommunen ber om innsyn i.
-
Lager løsninger som trygge og enkle å bruke for både ansatte og innbyggere.
Vi hjelper våre eierkommuner med å bevare verdifull dokumentasjon, og legge til rette for gode tjenester.
Oppstart av et prosjekt
Når vi starter et mediekonverteringsprosjekt, sørger vi for en trygg og effektiv prosess, fra første vurdering til ferdig leveranse. Vi har god innsikt i hva som skal til for å gjennomføre et vellykket prosjekt, og tilbyr rådgivning tilpasset hver enkelt kommune.
I oppstart av et prosjekt vil vi:
-
Kartlegge hvilke arkiv og dokumenter som bør mediekonverteres, og vurdere hvilke løsninger som er hensiktsmessige.
-
Analysere arbeidsprosesser og foreslår forbedringer der det gir merverdi.
-
Finne kostnadseffektive løsninger som gir god kvalitet.
Vårt rådgivningsarbeid er bygget på flere års erfaring med mediekonvertering, og innsikt i våre eierkommuners situasjon gjennom tidligere prosjekter. Vi kombinerer faglig kunnskap med en strukturert og praktisk arbeidsform, slik at løsningene vi leverer er både realistiske og bærekraftige.
Prosjektledelse og tett samarbeid
Digitaliseringsprosjekter krever struktur og fremdrift. Med Arkiv Øst får kommunen en samarbeidspartner som tar ansvar:
-
Vi planlegger og leder prosjektene fra start til slutt
-
Vi sikrer kvalitet og progresjon underveis
-
Vi holder tett dialog med kommunen gjennom hele prosessen
Arkiv Øst er en faglig ressurs og en støttespiller for våre eierkommuner. Sammen utvikler vi løsninger som fungerer i praksis.
Kvalitet i hver fil og prosess
Vi er opptatt av kvalitet og stiller høye krav til digitaliseringsarbeidet vi gjør, fordi sluttproduktet skal ha varig verdi for kommunen. Derfor har vi:
-
Gode kontrollrutiner og automatiserte kvalitetssikringer.
-
Systemer og arbeidsmetoder som minimerer feil.
-
Et engasjert team som følger tett opp og retter hvis noe går galt.
Vi leverer løsninger vi kan være stolte av, og som kommunen kan stole på.
Effektivisering som styrker fellesskapet
Vi bruker deler av inntektene fra mediekonverteringsprosjektene til å kjøpe nytt utstyr som gjør arbeidsprosessene raskere. Dette betyr blant annet:
-
Skannere som jobber raskere.
-
Egen dataserver for trygg og effektiv lagring.
-
Smartere arbeidsrutiner og strukturert dokumentflyt.
Resultatet er raskere levering, høyere kvalitet og bedre bruk av tid og penger. Dette er til nytte for alle eierkommunene vi jobber for.