Digital arkivforvaltning
Vi hjelper kommuner, fylkeskommuner og private med å ivareta digitalt arkivmateriale i tråd med arkivregelverket og nasjonale standarder. Bevaring handler om mer enn lagring – det handler om å sikre dokumentasjonens tilgjengelighet, forståelighet og pålitelighet for fremtiden.
Innhold på siden
Informasjonsfangst og overføring av digitale arkiv
Når informasjonssystemer i virksomhetene skal tas ut av bruk eller erstattes, må arkivverdige data ivaretas. Vi tilbyr rådgivning i hele prosessen – fra planlegging og kravstilling til informasjonsfangst og overføring til elektronisk langtidbevaring. Vi støtter kommunen med både tekniske og arkivfaglige vurderinger.
Hva innebærer overføring til elektronisk langtidsbevaring?
Overføring av digitalt arkivmateriale – tidligere kalt deponering – innebærer å samle inn informasjon og dokumentasjon fra en bestemt prosess eller virksomhet, omforme innholdet til arkivgodkjente formater, kontrollere kvalitet og integritet, og deretter overføre det til bevaringsinstitusjon. Dette er en prosess som stiller krav både til teknisk kompetanse og arkivfaglig vurdering. En godt gjennomført overføring sikrer at det som bevares:
-
Tilfredsstiller bestemmelsene i arkivlova og arkivforskrifta.
-
Er lesbart, forståelig og søkbart over tid.
-
Kan vedlikeholdes i overskuelig fremtid.
-
Er kontrollert, dokumentert og komplett.
Slik støtter vi kommunen ved overføring
-
Bistand i planlegging og gjennomføring.
-
Dialog og avklaringer med systemleverandører.
-
Utførelsen, gjennomgang og kontroll av informasjonsfangst.
-
Dokumentasjon og kvalitetssikring før overføring.
-
Tilrettelegging for godkjent overføring til bevaringsinstitusjon.
Når bør overføring av digitale arkiv vurderes?
-
Når et system skal tas ut av bruk eller fases ut.
-
Ved overgang til nye systemer.
-
I forbindelse med omorganisering eller sammenslåing.
-
I henhold til dokumentasjonsplan.
Hvorfor er dette viktig?
Digital dokumentasjon er en sentral del av kommunens informasjonsforvaltning. Korrekt håndtering ved avslutning av informasjonssystemer forhindrer at viktig dokumentasjon går tapt, og at innbyggernes rettigheter og forvaltningens ansvar blir ivaretatt på en trygg og langsiktig måte.
Informasjon ang. overføring av elektroniske arkiv 2026
Overføringsvinduer og deponeringsavtale
I 2026 har vi innført overføringsvinduer i mai og oktober. Ta kontakt med oss dersom dere planlegger uttrekk iløpet av året, så utarbeider vi en deponeringsavtale sammen i forkant av overføringene.
Forenkling av veiledere og skjema
Arkiv Øst jobber med å oppdatere og gjøre deponeringsskjemaet for digitalt skapt arkivmateriale mer brukervennlig for eierkommunene våre. Vi tar sikte på å tilby dere et funksjonelt og dynamisk digitalt skjema innen årsskiftet 2026/2027.
Fram til det heldigitale skjemaet blir klart kan dere benytte deponeringsskjemaet under. Dette skjemaet er en sammenslått versjon av de tre ulike deponeringsskjemaene vi tidligere har benyttet for uttrekk fra fagsystem, NOARK (sakarkivsystem) eller hybridarkiv. Foretrekker dere å benytte de tidligere versjonene av skjemaet for planlagte uttrekk i 2026, står dere fritt til å gjøre dette fram til ny digital løsning blir tilgjengelig.
Når du skal fylle ut deponeringsskjema, kan skjemaveilederen benyttes som oppslagsverk for veiledning. Skjemaveilederen er delt inn i nummererte kapitler som forklarer de ulike punktene i deponeringsskjema (f. eks. hvis du lurer på noe ved utfylling av punkt 2.8 i deponeringsskjema, så kan du slå opp på kap. 2.8 i skjemaveilederen for nærmere forklaring).
Ved spørsmål vedrørende utfyllingen; send en epost til IKT ved Arkiv Øst.
Rådgivning ved systemanskaffelse
Ved innkjøp av nye fagsystemer er det viktig å tenke arkiv fra starten. Vi bistår vår eierkommuner med å stille riktige krav til dokumentasjon og bevaring i anskaffelsesprosessen, slik at systemene legger til rette for god håndtering – og unngår uventede kostnader og utfordringer senere.
Veiledning for leverandører
Vi samarbeider med systemleverandører som utvikler eller leverer løsninger til kommunal sektor. Vi tilbyr innsikt i arkivfaglige krav, bistår med spesifikasjoner og hjelper med å forstå hva som forventes ved uttrekk og overføring av arkivmateriale.