Digital arkivforvaltning
Vi hjelper kommuner, fylkeskommuner og private med å ivareta digitalt arkivmateriale i tråd med arkivregelverket og nasjonale standarder. Bevaring handler om mer enn lagring – det handler om å sikre dokumentasjonens tilgjengelighet, forståelighet og pålitelighet for fremtiden.
Innhold på siden
Informasjonsfangst og overføring av digitale arkiv
Når informasjonssystemer i virksomhetene skal tas ut av bruk eller erstattes, må arkivverdige data ivaretas. Vi tilbyr rådgivning i hele prosessen – fra planlegging og kravstilling til informasjonsfangst og overføring til elektronisk langtidbevaring. Vi støtter kommunen med både tekniske og arkivfaglige vurderinger.
Hva innebærer overføring til elektronisk langtidsbevaring?
Overføring av digitalt arkivmateriale – tidligere kalt deponering – innebærer å samle inn informasjon og dokumentasjon fra en bestemt prosess eller virksomhet, omforme innholdet til arkivgodkjente formater, kontrollere kvalitet og integritet, og deretter overføre det til et arkivdepot. Dette er en prosess som stiller krav både til teknisk kompetanse og arkivfaglig vurdering. En godt gjennomført deponering sikrer at det som bevares:
-
Tilfredstiller bestemmelsene i arkivlova og arkivforskriften.
-
Er lesbart, forståelig og søkbart over tid.
-
Kan vedlikeholdes i overskuelig fremtid.
-
Er kontrollert, dokumentert og komplett.
Slik støtter vi kommunen i deponeringsarbeidet
-
Bistand i planlegging og gjennomføring.
-
Dialog og avklaringer med systemleverandører.
-
Utførelsen, gjennomgang og kontroll av informasjonsfangst.
-
Dokumentasjon og kvalitetssikring før overføring.
-
Tilrettelegging for godkjent overføring til depot.
Når bør deponering vurderes?
-
Når et system skal tas ut av bruk eller fases ut.
-
Ved overgang til nye systemer.
-
I forbindelse med omorganisering eller sammenslåing.
-
I henhold til arkivplan, f.eks. ved periodisering.
Hvorfor er dette viktig?
Digital dokumentasjon er en sentral del av kommunens informasjonsforvaltning. Korrekt håndtering ved avslutning av informasjonssystemer forhindrer at viktig dokumentasjon går tapt, og at innbyggernes rettigheter og forvaltningens ansvar blir ivaretatt på en trygg og langsiktig måte.
Rådgivning ved systemanskaffelse
Ved innkjøp av nye fagsystemer er det viktig å tenke arkiv fra starten. Vi bistår kommuner med å stille riktige krav til dokumentasjon og bevaring i anskaffelsesprosessen, slik at systemene legger til rette for god arkivhåndtering – og unngår uventede kostnader og utfordringer senere.
Veiledning for leverandører
Vi samarbeider med systemleverandører som utvikler eller leverer løsninger til kommunal sektor. Vi tilbyr innsikt i arkivkrav, bistår med spesifikasjoner og hjelper med å forstå hva som forventes ved uttrekk og overføring av arkivmateriale.