Analog arkivforvaltning
Arkiv Øst forvalter analoge arkiv for våre eierkommuner. De analoge arkivene inneholder fysisk materiale, som for eksempel papirdokumenter, kart, tegninger og fotografier. Forvaltningen handler om å bevare arkivene på en måte som sikrer lang levetid, og gjøre dokumentasjonen tilgjengelig for bruk.
Innhold på siden
Ordning av analoge arkiv
Analoge arkiv skal ordnes etter allment arkivskjema og prinsipper fastsatt i Riksarkivarens forskrift. Innholdet i arkivene skal være ordnet før de overføres til Arkiv Øst. Ordningsprosessen forlenger arkivenes levetid, og sørger for rask og effektiv gjenfinning. Vi bistår gjerne våre eierkommuner med veiledning i deres ordningsarbeid. Arkiv Øst tilbyr også ordningsoppdrag etter gjeldende prisliste og avtale.
I et ordningsprosjekt hos Arkiv Øst inngår følgende prosesser:
-
Binders, plastmapper og annet som bidrar til nedbryting tas ut av arkivmaterialet
-
Kassasjon gjennomføres i tråd med kommunens bevarings- og kassasjonsplan
-
Arkivmaterialet pakkes i godkjent emballasje
-
Arkivmaterialet systematiseres og registreres etter allment arkivskjema
-
Arkivmaterialet merkes og etiketteres
-
Publisering av arkivkataloger på Arkivportalen.no
Overføring til bevaringsinstitusjon
Analoge arkiv som ikke lenger er i administrativ bruk skal overføres til Arkiv Øst når de er rundt 25-30 år gamle. ta kontakt med Arkiv Øst så tidlig som mulig for planlegging av overføring. Vi tilbyr rådgivning i hele i prosessen:
-
Kartlegging av fysisk tilstand på arkivmateriale, og veiledning for håndtering av muggsopp, skadedyr og fuktproblematikk.
-
Prioritering av hvilke arkiv som bør overføres og i hvilken rekkefølge.
-
Veiledning om rensing, ordning, merking og nedpakking av arkivmaterialet.
-
Planlegging av transport og tidspunkt for overføring.
-
Riktig utfylling av lister, og annen nødvendig dokumentasjon knyttet til overføringsprosessen.
Mottak og bevaring av analoge arkiv
Når arkivmaterialet kommer til Arkiv Øst, blir det frysebehandlet for å hindre innførsel av skadedyr i våre magasiner. Dersom arkivene har muggskader, gjøres nødvendige tilpasninger av emballasjen før plassering i magasin hos oss. Dette gjør vi for å hindre spredning av muggsoppsporer til andre arkiv, og for å ivareta helsen til oss som håndterer arkivmaterialet. Magasinene hos oss er klimastyrte, og oppfyller arkivlovens krav til arkivlokaler. Dette bidrar til å forlenge arkivenes levetid best mulig.
Bruk og tilgjengeliggjøring
Kommunene og fylkeskommunene som overfører arkivmateriale til Arkiv Øst, vil fortsatt være eiere av materialet. Arkiv Øst overtar forvaltningsansvaret. I tillegg til å bevare arkivmaterialet, har vi som forvaltere ansvar for å gjøre materialet tilgjengelig for publikum og våre eierkommuner. I dette inngår arkivregistrering for gjenfinning, vi betjener innsyn og tilbyr mediekonvertering av analoge arkiv.
Arkivregistrering
Arkivmateriale som overføres til Arkiv Øst, vil bli registrert i programvaren Asta. Programmet brukes til søk og oppslag ved innsynsforespørsler, og til vår magasinstyring. En god ordning og riktig beskrivelse av arkivene, gjør at vi kan gjenfinne dokumentasjonen mer effektivt. Ferdigstilte arkivkataloger blir publisert på Arkivportalen.no. (NB! Vi har ferdigstilte kataloger som foreløpig ikke er tilgjengelig på Arkivportalen.no grunnet tekniske utfordringer hos systemleverandør). Se vår oversikt over publiserte arkivkataloger:
Betjene innsyn
Den enkelte kommune eier fortsatt sine arkiver selv om de forvaltes hos Arkiv Øst. Henvendelser om innsyn i arkivene må derfor rettes direkte til den kommunen eller fylkeskommunen som har produsert dokumentasjonen. Arkiv Øst svarer kommunen innen 3 dager. Arkivmaterialet skannes og sendes via Altinn til kommunen. Kommunen sikrer selv at dokumentasjonen som sendes ut følger gjeldende lovverk knyttet til innsynsrett og personvern.
Når det gjelder henvendelse vedrørende eldre, fritt tilgjengelig arkivmateriale , kan innsynet besvares direkte til publikum av Arkiv Øst. Vi besitter kompetanse innen administrasjonshistorie og tyding av gotisk håndskrift, slik at vi har god innsikt i hvor en kan finne relevante opplysninger også i de eldste arkivene. Les mer om hvordan publikum kan få tilgang til opplysninger i arkivene under tilgang til arkivene.
Mediekonvertering
Arkiv Øst tilbyr mediekonvertering av analoge arkiv som egne betalte prosjekter. Vi skreddersyr mediekonverteringen etter kommunens behov. Vår erfaring med å mediekonvertere et vidt spekter av analoge arkiv for våre eierkommuner, har gitt oss en unik kompetanse for hva som bør prioriteres å digitalisere for effektiv bruk av ressurser. For oss er det viktig å legge til rette for at de digitale arkivene blir brukervennlige og holder høy kvalitet. Ta kontakt med oss dersom du har spørsmål angående mediekonvertering.
Vi publiserer også digitalt arkivmateriale på den nasjonale publiseringsplattformen Digitalarkivet.no. Les mer om tilgjengeliggjøring under digitaliserte arkiv.