Om arkiv

Arkiv er samlinger av dokumenter som myndigheter og institusjoner, bedrifter, organisasjoner og privatpersoner produserer og mottar som ledd i sin virksomhet. Dette materialet bevares og systematiseres i arkiv, slik at det blir mulig å gå tilbake og finne opplysninger om hva som er blitt gjort tidligere. Arkiv består av ulike typer dokumenter. Det er gjerne skriftlig materiale, men kan også være tegninger, kart, fotografier, film, video og lydopptak, plakater osv. Arkivdokumenter kan være både på papir og elektronisk informasjon, og kan bestå av alt fra et enkelt dokument eller en protokoll, til mange hyllemeter med arkivmateriale.

Hvorfor tar vi vare på arkiv?

Organisasjoner, både offentlige og private, trenger arkiv for å ha oversikt over egen aktivitet, og for å kunne dokumentere sin samhandling med andre når det gjelder deres krav og rettigheter. Det offentliges arkiver kan være avgjørende for enkeltindividers mulighet til å framskaffe rettighetsdokumentasjon i erstatnings- og oppreisningssaker. Og tidligere ansatte i en bedrift kan få behov for å dokumentere forhold som ansettelse og pensjonsgrunnlag, eller eventuelle yrkesskader, praksis og etterutdanning. Menhistoriske arkiver har også en kollektiv minnefunksjonen i samfunnet vårt, og er derfor et fundament for vår kulturarv. Institusjoner som driver med arkivbevaring har en sentral rolle som kulturbærere, på samme måte som museenes matrielle gjenstandsforvaltning. Ved å ta vare på arkiver kan vi skape historisk bevissthet og bevare kulturell identitet. Arkiver etter offentlige virksomheter er viktig samfunnsmessig dokumentasjon, og skaper grunnlag for vitenskapelig forskning på flere ulike fagområder, som historie, sosiologi, teknologi, statsvitenskap osv. Historiske arkivmateriale også ha betydning for lokalhistorisk forskning, og mange offentlige arkiver kan være et viktig supplement til de tradisjonelle kildetyper som brukes innen slektsforskning.

Det kan være mange interessante opplysninger å finne om en person i et kommunalt arkiv. Det kan for eksempel være opplysninger om utdannelse, bosted, økonomi, valgdeltagelse og yrke. Eller kanskje du eier et eldre hus, og lurer på hvordan den kommunale behandlingsprosessen var da det ble bygd?

Flere kommuners arkiver med rettighetsdokumentasjon (personregistre/-mapper fra barnevern, sosial, oppvekst og helse) finnes hos oss. Innsyn i denne typen materiale må ofte gå gjennom saksbehandler i den aktuelle kommunen, men vi veileder gjerne ved publikumshenvendelser. Vi har også arkivene etter både grunnskoler og videregående skoler (yrkesskoler, høyere allmenskoler, gymnas og realskoler) i Østfold, med elevmapper, elevlister og karakterprotokoller. Skolearkivene og fattigvesenet kan være spesielt interessante for slektsforskere.

Hvordan finner du fram til det?

For å få oversikt over hva som befinner seg i IKA Østfolds arkiver, går du inn på fanen Arkivkataloger og finner din kommune. Her finner du oversikt over hvilke arkiver vi har i vårt depot, med lenker til det som er registrert i Arkivportalen. Ta kontakt med oss for eventuelle innsyn i arkiver som ennå ikke er ordnet.

I kommunale arkiver er veldig lite av eldre arkivmateriale digitalisert. Å lete fram og sette sammen opplysninger om en person er en tidkrevende prosess fordi opplysninger om en person ikke finnes samlet, og man må lete i flere ulike arkiver. I lovverket for innsyn, er hovedregelen at taushetsplikten faller bort etter 60 år når ikke annet er bestemt i lov eller forskrift. Materialet skal uansett ikke misbrukes på en måte som kan skade, krenke eller såre noen identifiserbar person.